C’est une petite prise de position que je me propose aujourd’hui de vous argumenter 😇😅 Un plaidoyer contre l’agenda papier. Oui oui, ces si mignons petits carnets dans lesquels tu adores gribouiller à la main avec tes plus jolis stylos et stickers.
Cet aspect créatif me tenait également beaucoup à coeur. Et je crois que quand on est psychomotricien, on a tendance à bien aimer ça. Le papier. Les carnets. Le bruit du stylo sur la page. Mettre des couleurs. Coller des posts-its. Souligner. Le bruit des pages qui se tournent et la reliure qui croque doucement.
Euh, on avait pas dit que c’était un plaidoyer contre le papier ? 😅 Si, si, j’y viens.
Parce que malgré tout mon amour pour le papier et l’écriture, j’ai complètement abandonné l’outil papier en faveur d’un agenda électronique. Malgré toutes mes réticences d’amoureuse du papier, ce fut une petite révélation ☺️ et ce, pour 5 raisons.
Raison 1 : utiliser un agenda électronique pour une meilleure organisation au quotidien
Mon agenda papier ressemblait vraiment à un joyeux bazar (un peu comme mon bureau, parfois, mais ça c’est une autre histoire) : des documents pliés glissés entre les pages, des post-its partout, des numéros de téléphone gribouillés par-ci par-là, des to-do lists à moitié cochées, des factures à scanner, … Bref, le boxon si tu me permets l’expression 🤭
J’avais la fausse impression qu’en laissant tout dans mon agenda, je n’oublierais rien. Mais en réalité, j’oubliais tout car je me servais de cet agenda pour ce qu’il n’était pas. Un agenda est un répertoire d’évènements, point barre.
✖️ Ce n’est pas un classeur à documents, un fichier comptable, un gestionnaire de listes, un répertoire téléphonique ou un carnet d’adresse.
Abandonner l’agenda papier m’a forcé à mettre en place des stratégies et à utiliser les outils appropriés être efficace au quotidien :
- Je note les numéros de téléphone directement dans mes dossiers patients ou dans mon répertoire professionnel (le tout accessible sur mon smartphone comme sur mon ordinateur) ;
- Je dissocie les tâches à réaliser des blocs de temps que je détermine pour passer à l’action. Ainsi je ne perds pas les notes et les listes associées si je reporte d’une semaine, par exemple.
- J’ai créé des bacs de tri pour la gestion du courriers et des documents papiers.
Raison 2 : le remplissage automatique de mon agenda électronique
✍️ Avec l’agenda papier, je passais beaucoup de temps à recopier des choses : recopier des évènements ou des to do lists que je reportais d’une semaine à l’autre. Reporter dans mon propre agenda les rendez-vous notés dans les dossiers patients, les cours que je donne à la Haute École dont je reçois l’horaire sur une plateforme électronique.
Pourquoi recopier, avec le risque de se tromper, quand les choses peuvent se faire automatiquement ?
↪️ Désormais, quand j’encode une nouvelle séance dans le dossier d’un patient, cela créée automatiquement un évènement dans mon agenda électronique.
↪️ Quand l’horairiste encode mon horaire de cours (ou quand elle le modifie), c’est également reporté dans mon agenda électronique de manière automatique. Sans que j’ai rien à faire de plus.
👆 Toute modification des données d’un évènement, que ce soit le créneau ou le lieu, ne crée pas un doublon ou n’altère pas l’évènement en tant que tel. Il n’y a qu’à faire glisser du doigt un évènement pour le déplacer. Cela garantit une meilleure lisibilité et diminue encore une fois le risque d’erreurs.
Raison 3 : la créativité
🎨 Un agenda électronique peut tout à fait devenir aussi joli qu’un agenda papier. La créativité digitale a toute sa place dans les applications d’agenda électronique. Les couleurs, les polices de caractères, les modes clair ou sombre, les affichages quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel, les évènements ponctuels et récurrents, les journées entières, … Bref. Tout est paramétrable et personnalisable à ton image.
J’utilise l’application Calendrier sur mon ordinateur (Apple 🤫) pour afficher mes agendas Google. Oui, oui 😅 Ce sont essentiellement des évènements professionnels (séances au cabinet avec les patients, réunions, cours donnés à la Haute École) ou privés (rendez-vous médicaux, activités des enfants, loisirs). Chacun a sa petite couleur pour s’y retrouver.
J’ai choisir de distinguer les évènements des tâches associées. Mon agenda électronique se cantonne à la structuration de mon temps. Et j’ai un gestionnaire de tâches sur l’application Notion qui héberge mes to-do lists récurrentes (mes process) et ponctuelles avec les échéances.
📎 Par exemple, chaque premier lundi du mois entre 9h et 12h est dédié à faire le bilan comptable du mois précédent. C’est un évènement récurrent dans mon agenda électronique, ce qui me permet de ne pas aller caller d’autres évènements à ce moment-là puisque je serai déjà occupée. Tandis que sur Notion, j’ai une entrée qui comprend la liste de toutes les tâches que je dois faire pour clôturer ma compta mensuelle.
Raison 4 : faire sa comptabilité avec un agenda électronique
En tant que kinésithérapeute et psychomotricienne, je suis prestataire de services. C’est-à-dire que j’échange mon temps contre de l’argent 😇
Une séance encodée dans mon agenda équivaut à une rémunération. Logique, non ?
🪄 Voici un autre tour de magie que peut faire ton agenda électronique : il peut automatiquement envoyer chaque évènement rémunéré dans ton fichier comptable pour calculer tes revenus bruts.
Encore une fois, plus besoin de recopier et de comparer ton agenda avec tes rentrées, puisque cela se fait tout seul. Il y a moins de risque d’erreurs.
Pour ce faire, tu auras besoin d’un agenda électronique Google, d’un compte Notion et d’une application d’automation pour faire l’intermédiaire entre les deux (Zapier, Make ou Notion Integrations). Pas de panique, ça a l’air technique vu comme ça mais c’est très facile à mettre en place. Et très fiable 👌
Raison 5 : le partage d’agenda
Dernière raison mais pas des moindres! C’est d’ailleurs LA raison qui a principalement motivé mon passage de l’agenda papier à l’agenda électronique : la possibilité de créer des agendas communs.
Quand nous sommes devenus parents, c’est devenu indispensable pour mon compagnon et moi d’avoir une vue sur l’agenda de l’autre afin de mieux s’organiser au quotidien. Surtout vu nos horaires variables à tous les deux 😱
Un agenda famille s’est rapidement ajouté à nos agendas respectifs pour y compiler des évènements communs en rapport avec nos enfants.
Mais la famille n’est pas la seule bénéficiaire de cette merveilleuse fonction du partage d’agenda. Si tu travailles dans un cabinet partagé, cela sera également très pertinent d’avoir un agenda commun pour les évènements collectifs ou pour répartir l’occupation des locaux, par exemple.
En résumé
🪧 Tu l’auras compris, c’est un petit panneau “Vive l’agenda électronique” que je brandis tous les jours 😅
C’est un passage qui peut sembler difficile au début, avec la sensation d’abandonner un merveilleux petit carnet. Mais le choix s’avèrera rapidement gagnant si tu te serts des opportunités que cela représente en matière de productivité et d’organisation.
Peut-être même que tu gagneras du temps pour laisser libre cours à ta créativité manuscrite dans des carnets bien plus chouettes que des semainiers 😇
