Après le break estival, place à l’effervescence de la rentrée. Si tu es psychomotricien en libéral, tu connais sans doute le phénomène : c’est calme plat et lapins à tout va pendant les vacances, puis tout le monde se réveille à la rentrée. Les demandes de bilans et de (reprise de) suivis affluent et ton agenda explose. En tout cas, chez moi, c’est chaque année la même histoire 😅
👍 Le positif : ça aide à relativiser la baisse de chiffre d’affaire des mois de juillet et d’août. Eh oui, pas de congés payés quand tu es psychomot en libéral. Un plus gros mois de temps en temps, c’est fatiguant mais ça rééquilibre le budget.
👎 Le négatif : la tranquilité des vacances laisse vite place à un incroyable retour de flamme au niveau de la charge mentale que te prend la gestion de ton cabinet 😱
Pas de panique, je te propose dans cet article une méthodologie en 5 étapes pour bien préparer ta rentrée psychomot en libéral.
1. Définir un horaire hebdomadaire réaliste
Si il y a bien un avantage à travailler comme psychomotricien en libéral, c’est celui d’être “maître” de tes horaires. Les guillemets sont de mise parce que, comme tu le sais, tu devras tout de même tenir compte de plusieurs facteurs pour déterminer un planning hebdomadaire réaliste. Si ta semaine idéale consiste à commencer tous les jours à 9h pour finir à 15h … ça ne correspond sans doute pas tout à fait à la réalité du marché et à la demande 🙈
🤯 Alors c’est parti pour le casse-tête. Prends une feuille de brouillon et trace tes 7 colonnes correspondant aux jours de la semaine. Indiques-y pour commencer toutes tes contraintes horaires personnelles : c’est la priorité. Si tu es maman, tu dois sans doute aller conduire ou rechercher tes enfants à la crèche ou à l’école, à des activités et des loisirs, chez leur papa si vous êtes en garde alternée, etc. Tout ça entre en ligne de compte pour déterminer chaque jour l’heure à laquelle tu peux recevoir ton premier patient et ton dernier patient.
👩🏻💻 Réserve-toi une plage horaire dédiée à la gestion de ton cabinet pour faire ta comptabilité, rédiger tes comptes-rendus, passer tes coups de teléphone. À toi de déterminer le temps que ça nécessite en fonction du volume de ta patientèle. Une demi-journée me paraît être un minimum. Même si tu débutes et que tu n’as pas encore beaucoup de patients, tu pourras consacrer ce temps à mettre en place des actions pour te faire connaître.
💡 Si tu as beaucoup de nouvelles demandes de suivi, je te suggère également de déterminer une plage horaire réservée aux bilans psychomoteurs. Combien de bilans te sens-tu capable d’assumer par mois ? Le calcul est simple. Pour te donner un exemple : j’ai prévu de rédiger un compte-rendu par semaine, ce qui fait 4 à 5 rapports par mois. J’ai donc dédié le mercredi matin aux bilans psychomoteurs avec 4 ou 5 créneaux de 45 minutes. De cette manière, je ne me surcharge pas de rédactions et je sais exactement quand je peux recevoir un nouveau patient en bilan.
🗓 Maintenant que tu as un meilleur aperçu de ta semaine de psychomotricien en libéral, tu peux déterminer des créneaux de séances à l’intérieur de tes différents blocs de disponibilité. Note les sur ton brouillon en fonction de la durée de séance que tu as choisie : 30, 45, 60 minutes ou plus. De mon côté, j’apprécie les créneaux de 45 minutes : 40 minutes de séance effective et 5 minutes de battement notamment prévues pour les échanges avec le parent et le paiement. Ben oui, faut bien gagner sa croute 💰
2. Faire le point sur les suivis
📂 Il est temps maintenant de faire le point sur les dossiers patients en cours. Quels sont les patients dont tu n’as plus de nouvelles ? Qui a terminé son suivi psychomoteur ? Qui était en pause pendant les vacances mais revient dès la rentrée ? Y a-t-il des nouvelles demandes à traiter sur ta liste d’attente ?
En fonction des données dont tu disposes, je t’invite à faire 3 catégories :
- Les patients réguliers
→ Inscris-les dans leur créneau horaire habituel sur ton brouillon de planning. Ils sont prioritaires. - Les patients à contacter : c’est à dire, par ordre de priorité, ceux qui étaient en pause pendant l’été, ceux dont tu n’as plus de nouvelles alors qu’un suivi était en cours, les éventuels nouveaux patients inscrits sur ta liste d’attente.
→ Fais une liste et passe ensuite tous tes coups de fil d’un coup. Note les suivis qui reprennent dans les créneaux horaires disponibles sur ton planning hebdo. - Les patients à archiver
→ N’oublie pas de faire d’abord une petite repasse sur leur dossier pour vérifier que tout est bien ok au niveau des paiements et des factures avant de clôturer.
3. Mettre en place des routines
Quand tu es psychomotricien en libéral, c’est toi le pilote 🧑✈️ Et comme tout pilote de ligne, je t’invite à utiliser des check-lists pour éviter d’être pris au dépourvu. Tu dois savoir exactement quoi faire dans toutes les situations :
- Quand on te contacte pour un nouveau patient
- Quand tu as terminé la passation d’un bilan
- Quand on te pose un lapin
- Quand tu rencontres des impayés
- Pour ta comptabilité mensuelle, trimestrielle et annuelle
- Pour ta déclaration fiscale
- …
↪️ Quelles sont les étapes ? Un conseil : note-les quelque part. Même si cela te paraît évident sur le moment, tu gagneras en clarté, en efficacité et en fluidité avec la mise à l’écrit.
✔︎ Voici par exemple ma routine pour gérer une nouvelle demande :
- Je dévie le contact sur ma messagerie vocale téléphonique. Ce qui veut dire que je ne réponds pas à un coup de fil dont je ne connais pas le numéro de téléphone. Je laisse le répondeur se déclencher et j’ai paramétré mon message vocal avec les instructions pour la prise de rendez-vous.
- Tous les vendredis, j’écoute ma messagerie vocale. Je note les coordonnées et les demandes évoquées. Et je rappelle tout le monde au même moment (pendant ma plage horaire dédiée à la gestion de mon cabinet).
- Je veille à bien préciser les modalités du bilan, la nécessité d’apporter une ordonnance médicale, les délais pour le bilan (selon les créneaux dédiés aux bilans psychomoteurs) et pour la prise en charge (selon le planning actuel et les projections de fin de suivi).
- Si rendez-vous est pris, je crée le dossier patient sur Notion, l’application que j’utilise pour piloter mon cabinet. J’ajoute les informations récoltées pendant l’entretien téléphonique au dossier.
De cette manière, je suis au clair avec moi-même. Fini de paniquer quand mon téléphone sonne et que je suis en voiture ou entrain de faire mes courses 😅 Mon répondeur commence le travail pour moi et je sais qu’y donnerai suite à un moment plus opportun.
4. Déterminer ses limites
En libéral, on se retrouve vite confronté à des demandes et des situations plus variées les unes que les autres. Une plagiocéphalie chez un nourisson, une rééducaction graphomotrice chez un ado, un enfant présentant un trouble du neuro-développement, un jeune adulte avec un trouble des conduites alimentaires, … ça peut partir dans tous les sens.
Tu ne seras pas à l’aise avec tout, et c’est bien normal.
N’aie pas peur de poser tes limites ✖️ Grâce à elles, tu ne culpabiliseras pas de réorienter vers un autre professionnels les suivis pour lesquels tu ne considères pas être au point. Cela t’aidera également à déterminer tes besoins de formation continue.
Une autre limite intéressante à poser est celle du nombre de séances par semaine. Et normalement, si tu as bien suivi les étapes jusqu’ici, tu devrais en avoir tenu compte dans la construction de ton planning hebdomadaire pour la rentrée 😇 Là aussi, tes routines te seront utiles pour répartir ton travail à plus ou moins long terme.
🪧 N’oublie pas que les parents qui t’appellent pour prendre en charge leur enfant ne sont pas forcément dans l’urgence. Leur proposer un premier rendez-vous pour commencer le bilan d’ici quelques semaines est tout à fait recevable. Avoir une liste d’attente, ce n’est pas une tare. Celle-ci s’avère plutôt être un véritable outil de gestion pour diminuer ta charge mentale (ou en tout cas mieux la répartir dans le temps).
5. T’équiper d’un second cerveau
🧠 Notre cerveau fonctionne un peu comme un ordinateur : il rame si il est saturé d’informations. Il est plus efficace pour travailler dans l’instant si sa mémoire de travail est libre pour la tâche en cours. Autrement dit : tu seras plus performant dans tes séances de psychomot avec tes petits patient en libéral si tu n’es pas pollué par toutes les micro-tâches en cours ou à faire qui gravitent dans ton cerveau 🤯
Ah mince c’est sa mamy qui a conduit X, il faut que je rappelle ses parents pour fixer le prochain entretien. Ne pas oublier de contacter la mutualité de Y pour vérifier les accords. Oups mon téléphone qui sonne, je rappelerai entre les séances de W et Z. Ah oui, et j’ai oublié de faire la cotation du profil sensoriel de K pour l’entretien de 13h, je le ferai pendant ma pause de midi. Tiens et pour H on en est ou dans les paiements ? Il faut que je vérifie dans mes extraits de compte.
💡 La solution : dépose tout ça dans un second cerveau sur ton ordinateur, ta tablette ou ton smartphone. Différents logiciels, gratuits ou payants, peuvent t’aider à faire ça très facilement : Evernote, One Note, Click Up, Obsidian pour n’en citer que quelques-uns. Personellement, j’ai trouvé mon bonheur avec l’application Notion qui est gratuite et en français. J’y consigne tout : mes dossiers patients, ma compta, mes to do lists, mes calculs automatisés pour certaines cotations de bilan, mes modèles de courriers et compte-rendus, … Bref, je ne peux plus m’en passer.
En résumé
Travailler comme psychomotricien en libéral demande beaucoup d’investissement et d’énergie. Avec un peu d’organisation, cette énergie pourra se dévouer à notre coeur de métier : les séances avec les patients, et non pas aux tâches administratives qui nous incombent.
La rentrée de septembre est le parfait moment pour prendre de bonnes résolutions et mettre en place de nouveaux outils et routines :
- Un horaire hebdomadaire réaliste qui tient compte de tes contraintes personnelles et de la réalité du terrain ;
- Un tri dans les suivis en cours pour archiver ce qui doit l’être et libérer de la place dans ton cerveau et dans ton planning ;
- Des routines claires et précises pour gagner en efficacité dans les différentes situations que tu es amené à gérer dans ton travail de psychomot en libéral ;
- Un aveu honnête de ses limites pour éviter de s’embarquer dans des suivis pour lesquels tu n’es pas compétent, bien choisir tes formations continues et éviter l’épuisement par surcharge de ton horaire de travail ;
- Créer un second cerveau qui pense à ta place pour libérer ton esprit des soucis administratifs liés à la gestion de tes patients en libéral.
